Ce lo chiedono spesso: come si organizza un instameet? Abbiamo quindi deciso di raccontarvene uno, rappresentativo dell’attività di tutte le nostre community, per parlarvi del lavoro organizzativo, logistico, diplomatico, che coinvolge i nostri local manager nella loro attività quotidiana.
Monica Moretti (@monimorettis) e Davide Morante (@morantedavide, local manager di @IgersParma, raccontano cosa c’è dietro l’organizzazione di un instameet, quando per esempio sono coinvolte le famiglie nobili della città.
Racconta Monica:
“È bastato vedere il numero apparso sullo smartphone per capire chi mi stava chiamando.
Quando al mio “pronto” è seguito un:
Buongiorno, sono mmmh, sì insomma, sono il Principe Meli Lupi di Soragna
ho capito che la giornata aveva preso la direzione giusta”.
La scelta del luogo
Organizzare un instameet non è semplice. Spesso ci si scontra con la vecchia quanto assurda abitudine, purtroppo ancora molto di moda, di concedere visite purché non vengano scattate fotografie. Cosa è un instameet senza le immagini? È una visita guidata a qualcosa che spesso abbiamo già visto e che, pur con tanta buona volontà della guida, non ha nulla di nuovo da mostrarci.
È esattamente a questo punto che comincia il nostro compito, difficoltoso e pieno di ostacoli. Siamo noi local manager che dobbiamo convincere lo “scettico” di turno che Igersitalia e tutte le community regionali e provinciali sono un’associazione seria, che non siamo vandali ignoranti e che avremo il massimo rispetto di ciò che andremo a vedere anche se verranno scattate fotografie con tecniche e punti di vista diversi dal solito, ma non per questo meno belli.
Ma torniamo al Principe, che giusto per farvi capire con chi avevo a che fare, è l’uomo vivente in possesso del maggior numero di onorificenze al mondo; la sua discendenza infatti gli garantisce, oltre al titolo di Principe Diofebo VI Meli Lupi di Soragna, i titoli di Marchese, Conte Palatino, Grande di Spagna, Principe del Sacro Romano Impero, Presidente dell’Ordine Costantiniano di San Giorgio (solo per citarne alcuni).
Ma vi spiego meglio: il Principe è un distinto signore di una certa età che vive in una dimora dall’aspetto esteriore austero ma che racchiude al suo interno ricchezze inestimabili, una sequenza di ambienti in cui spiccano il pregio degli arredamenti e lo sfarzo degli intagli rivestiti d’oro zecchino, un esempio originale del Barocco trionfante nell’ultimo ‘600, perfettamente conservato senza contaminazioni da altri stili o epoche. Per evidenti questioni di sicurezza, il Principe preferisce che all’interno della dimora non si facciano foto ma, complici le mie doti di oratrice, riesco a stordirlo a tal punto che mi concede la visita fotografica alla Rocca di Soragna, piccolo paesino nella campagna parmense a pochi chilometri dal Po. Nemmeno il tempo di gioire della mia piccola vittoria che risuona il telefono e il Principe mi chiede nuovamente spiegazioni sull’attività di Igersparma. Al volo capisco che per telefono non otterrò nulla e gli strappo un appuntamento in vista dell’instameet.
L’appuntamento più fantozziano della storia di Igersparma a cui partecipiamo io e Davide Morante.
Avete presente quando nel film fanno vedere quei lunghi tavoloni dove mangiano i nobili e il Re siede a un capo della tavola mentre la Regina siede al capo opposto con 10 metri di tavola in mezzo? Ebbene io e Davide veniamo fatti accomodare su due poltrone in cui si sprofonda fino quasi a terra e il Principe si siede dietro la scrivania a circa 4 metri di distanza. Mentre Davide spiega praticamente urlando al Principe cosa diavolo facciamo noi di Igersparma, mi ritrovo con due musi neri di Labrador a pochi centimetri dal naso; al mio accenno di una carezza mi ritrovo assediata dai due pelosi e giocosi guardiani, tanto che non vedo più nemmeno il Principe, per non parlare del mio compagno di sventure Davide, che ne approfitta per terminare il suo monologo. Usciamo dall’ufficio con la conferma di una visita fotografica alla Rocca, con la possibilità di accedere al parco, solitamente chiuso alle visite e con la certezza della presenza del Principe almeno per i saluti ai partecipanti.
Ci spiega Davide:
“Una volta “scelto il posto” e trovato l’accordo con chi il posto lo gestisce (beh… non è carino presentarsi in 20, 30 o 40 persone armati di smartphone senza avvisare) occorre radunare i partecipanti”.
La promozione dell’instameet
I nostri incontri sono aperti a tutti e “non a chiamata”. L’unica “distinzione” che facciamo verso chi ha deciso di associarsi è uno sconto sul prezzo d’ingresso / organizzazione e ci fa piacere affermare che chi ha partecipato a tutti gli instameet di Parma si è ampiamente ripagato la tessera associativa grazie agli sconti ottenuti (potete ancora iscrivervi qui)
La raccolta adesioni avviene attraverso la piattaforma Eventbrite che permette un alto grado di personalizzazione: vanno impostati i vari parametri, preparata la locandina (anzi, le locandine visto ogni piattaforma ha le “sue dimensioni”) preparato il testo (anzi i testi) e quindi “lanciato” l’evento.
Nonostante abbia organizzato 21 instameet (con Soragna 22 e con quello successivo 23), c’è sempre il timore che le persone non “rispondano”: ma questa volta già dalle prime ore abbiamo avuto tanti iscritti fino a raggiungere il numero di 40 partecipanti, 43 contando anche noi tre local manager: oltre a me e Monica, era presente anche Ottavia (@ottaviaanita).
Il giorno dell’evento
Tutto finito? Macché!
Noi local manager siamo in piena attività anche durante l’evento. Solitamente lo schema, ormai consolidato, è questo: a Monica il compito più delicato, ossia la raccolta dei soldi e la distribuzione dei relativi biglietti; io e Ottavia invece ci dedichiamo al racconto della giornata: io pubblico le foto con il profilo della community e Ottavia invece si occupa delle storie, visto che ne fa sempre di bellissime. Tutti e tre comunque abbiamo anche l’importante compito di “guidare il gruppo” permettendo ai partecipanti di far foto senza abusare dell’ospitalità dei padroni di casa.
L’Instameetparma22 ha fatto registrare parecchi record: record di partecipanti per Igersparma (da Reggio Emilia, da Bologna, da Ferrara, persino da Verona), record di foto pubblicate (378 in poco più di due ore) e articoli sui blog.
Terminato l’instameet rimane la stanchezza mista a sollievo per il successo dell’iniziativa, ma non c’è niente di più energico, ciò che ti fa capire di essere sulla strada giusta, come i commenti dei partecipanti:
“mi piace partecipare agli instameet perché mi dà l’opportunità di vedere o rivedere bellissimi luoghi,
per gentile concessione di www.vivisoragna.it
ma soprattutto di poterlo fare in compagnia e in un’atmosfera più rilassata, rispetto a quella che a volte si respira in altre visite guidate…”.
E poco importa se nella foto “ufficiale” io sembro Fantozzi, Ottavia la signorina Rottermeier e Monica Mary Poppins.
Anzi… una foto più costruita e con noi perfettamente in posa, mi emozionerebbe sicuramente di meno.
Conclude Monica:
“E poi restano momenti indimenticabili che ancora non è possibile instagrammare, come il bellissimo e divertente ricordo del Principe di cui ho voluto rendervi partecipi. Un Principe con il quale io e Davide abbiamo avuto il piacere di chiacchierare per qualche minuto, un vero signore, un po’ all’antica, amante della cultura e del bel canto, verdiano come molti emiliani e profondamente innamorato della sua terra, delle sue tradizioni, tanto da definirsi “poco più di un contadino”. Andatelo a trovare, a visitare la sua Rocca e se non lo troverete in casa, provate al bar del paese dove spesso si rifugia a chiacchierare con i suoi concittadini”.
Ecco cosa c’è dietro un instameet: tanto lavoro, tanta passione e tanti ricordi indelebili.
